采購管理政策是指導(dǎo)采購工作和原則性文件，采購管理制度是實施采購工作的具體規(guī)范和指導(dǎo)性文件。作為一名長期從事企業(yè)采購與供應(yīng)鏈管理的專職人員，本文從系統(tǒng)角度對采購管理相關(guān)制度進行詳細(xì)分析闡述，并把本人曾任一大型單位采購總監(jiān)時制定的相關(guān)制度作為案例。
一、采購管理定義
采購，是指企業(yè)為保證正常生產(chǎn)和正常經(jīng)營，在一定的條件下從供應(yīng)商或市場獲取原料、產(chǎn)品或服務(wù)的過程。
采購管理是為達成采購目標(biāo)的一個系統(tǒng)過程，有自己的運作流程和運作模式。包括采購計劃與預(yù)算、訂單跟蹤、成本控制、采購質(zhì)量、委外加工、租賃、采購結(jié)算管理等。需要合格的管理人員、一系列的流程和制度等。
二、目的及適用范圍
采購管理的目標(biāo)是以總成本最低的方式為企業(yè)提供滿足需要的原料和服務(wù)。采購管理不僅僅是采購部門的事情，需要企業(yè)整體的努力。
本制度是采購管理的框架性文件，采購管理總部和業(yè)務(wù)單位可根據(jù)業(yè)務(wù)實際制訂實施細(xì)則。
本制度適用于集團一切廣義與采購相關(guān)活動。
三、采購管理業(yè)務(wù)內(nèi)容
為了實現(xiàn)采購管理，需要有相應(yīng)的業(yè)務(wù)模式與組織架構(gòu)。根據(jù)集團現(xiàn)有組織架構(gòu)與分工，采購管理業(yè)務(wù)框架圖如下：
采購管理架構(gòu)
3.1 采購管理組織
采購管理組織是采購管理最基本的組成部分，各企業(yè)根據(jù)企業(yè)的具體架構(gòu)及功能進行設(shè)置。詳見架構(gòu)與組織分工章節(jié)有舉例分析。
3.2 需求分析、資源市場分析
需求分析指采購什么原料、數(shù)量、時間、地點、價格等，貨源市場分析指供應(yīng)商資源現(xiàn)狀分析、價格比較、運輸及質(zhì)量能力等分析。
3.3 采購實施作業(yè)（品類開發(fā)+采購作業(yè)）
指供應(yīng)商開發(fā)與選擇、價格談判與確定、合同簽署、采購訂單下達、采購作業(yè)實施、收貨與質(zhì)量檢驗跟蹤、采購結(jié)算管理等。
3.4 采購管理與監(jiān)控
采購監(jiān)控是指對采購活動進行的監(jiān)控活動，包括對采購有關(guān)人員、采購資金、采購過程的監(jiān)控。
四、架構(gòu)與組織分工
4.1 組織架構(gòu)
根據(jù)集團業(yè)務(wù)模式，采購工作采用集中采購和分散采購兩種方式。下面是本人曾主持一家大型單位的采購組織架構(gòu)與分工。
集團設(shè)采購管理總部作為職能總部，主責(zé)采購戰(zhàn)略制訂，與集團采購業(yè)務(wù)相關(guān)的共性流程制訂、資源管控、采購作業(yè)等。
各業(yè)務(wù)單位設(shè)立采購部，主責(zé)品類開發(fā)、成本管控等。原則上各獨立核算單位均需設(shè)置專職采購人員，不具備條件的，設(shè)置兼職采購人員。
采購管理基本組織架構(gòu)
4.2 各部門職能分工
1) 采購管理組
- 圍繞集團戰(zhàn)略，進行采購戰(zhàn)略及采購政策的制訂。
- 根據(jù)提報與建議，審核確定戰(zhàn)略供應(yīng)商。
- 大宗原料采購方案參與與指導(dǎo)。
2) 采購管理總部
- 配合集團進行采購戰(zhàn)略及采購政策等的制訂。
- 采購系統(tǒng)人員培養(yǎng)、培訓(xùn)。
- 集團各公司采購相關(guān)共性流程與制度制訂、執(zhí)行跟進、修正。
- 供應(yīng)商資源庫組建與管理，供應(yīng)商檔案管理。
- 根據(jù)集團及采購管理組要求，戰(zhàn)略供應(yīng)商的開發(fā)、建議與培養(yǎng)。
- 行情分析與價格監(jiān)督，對市場及實際采購成本的波動作出分析并報告。
- 采購訂單作業(yè)的執(zhí)行實施。
- 配合財務(wù)做好供應(yīng)商付款及帳目的管理。
3) 業(yè)務(wù)單位采購部
- 按集團相關(guān)流程，結(jié)合業(yè)務(wù)單位實際，編制并執(zhí)行相關(guān)實施辦法或細(xì)則。
- 供應(yīng)商資源的開發(fā)、日?？己丝荚u、淘汰等管理。
- 按品牌或業(yè)務(wù)單位需求，新品類、新產(chǎn)品開發(fā)。
- 按業(yè)務(wù)單位計劃，采購成本的控制與實施。
- 采購合同的談判、合同工作流發(fā)起。
- 采購作業(yè)執(zhí)行過程中產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、價格等問題與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)處理。
五、采購實施工作的主要職責(zé)
5.1 新品牌、新產(chǎn)品開發(fā)。配合研發(fā)部門、品牌部門要求，選擇合適的供應(yīng)商，確保按期、成本控制要求、質(zhì)量要求等完成開發(fā)。
5.2 物資供應(yīng)。確保企業(yè)所需的各種物資的供應(yīng)，是采購管理工作的一項最重要、最基本的任務(wù)。
5.3 供應(yīng)商管理。供應(yīng)商作為集團的戰(zhàn)略資源，是采購管理的核心工作之一。供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商日常管理維護、供應(yīng)商淘汰等全過程管理。
5.4 成本控制。成本是指供應(yīng)鏈總成本，采購價格只是其中一部分。采購管理的基本目標(biāo)是供應(yīng)鏈總成本最低。
5.5 庫存管理與資金占用。庫存作為一個重要節(jié)點，側(cè)面反映了采購訂單管理、供應(yīng)商綜合能力、采購管理組織的真實水平。
六、采購原料分類
根據(jù)集團業(yè)務(wù)類型，從供應(yīng)鏈角度，采購業(yè)務(wù)可分為以下八大類：
6.1 生產(chǎn)原料類。指工廠、研發(fā)、品牌等單位用生產(chǎn)類原料。
6.2 開業(yè)物品類。指加盟店開業(yè)所有物品，包括設(shè)備、桌椅、燈箱、宣傳用品等。
6.4 物流運輸類。包括干線物流、中繼配送、中繼倉庫及辦公場所租賃等。
6.5 營銷費用類。包括各類廣告費用、網(wǎng)站建設(shè)維護管理、展會等。
6.6 固定資產(chǎn)類。包括財務(wù)總部制訂《集團固定資產(chǎn)管理制度》界定品類，廠房租賃，相對長期固定辦公場所租賃等。
6.7 貿(mào)易類。泛指國外采購，通過進口完成的品類。
6.8 其它類。上述七大類之外其它采購，主要包括食堂、班車、易耗品、辦公用品采購等。
七、采購管理相關(guān)流程與制度匯總
7.1 采購管理相關(guān)流程與制度分為三個層級：
第一層級：框架文件。為指導(dǎo)性文件，一般由集團總裁辦、采購管理組、采購管理總部等制訂。該層級文件由總裁核準(zhǔn)。
第二層級：基礎(chǔ)文件。根據(jù)框架文件或部門職能，由相應(yīng)職能部門制訂。如財務(wù)總部制訂的付款流程等基礎(chǔ)文件。法務(wù)制訂的合同管理制度為基礎(chǔ)文件。職能部門負(fù)責(zé)人審核，總裁核準(zhǔn)。
第三層級：操作文件。指根據(jù)基礎(chǔ)文件，結(jié)合業(yè)務(wù)實際，由相關(guān)職能部門或各業(yè)務(wù)單位制訂的操作性文件。職能部門負(fù)責(zé)人審核，業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人或相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。
7.2 采購管理相關(guān)制度和流程匯總，匯總文件存放于采購管理總部規(guī)章制度－OA文件柜。
1) 《采購管理制度》－采購管理總部制訂，是采購管理的框架性文件。
2) 《合同管理辦法》－法務(wù)總部制訂，是采購合同管理的基礎(chǔ)性文件。
3) 《采購合同管理實施細(xì)則》－采購管理總部根據(jù)《合同管理辦法》制訂，是采購合同談判、簽署與執(zhí)行的操作性文件。
4) 《采購合同審批工作流》－一OA流程，采購管理總部根據(jù)《采購合同管理實施細(xì)則》制訂，是采購管理的一操作流程。
5) 《集團采購付款流程規(guī)范》－財務(wù)總部制訂，規(guī)范采購付款程序的一基礎(chǔ)制度。
6) 《采購付款工作流》－根據(jù)《集團采購付款流程規(guī)范》，財務(wù)總部制訂的一采購管理操作流程。
7) 《采購成本控制管理制度》－采購管理總部制訂，是集團采購成本管理的一基礎(chǔ)文件。業(yè)務(wù)單位可據(jù)此制訂相關(guān)實施細(xì)則。
8) 《供應(yīng)商資源庫管理辦法》－采購管理總部制訂，是規(guī)范集團采購管理，規(guī)避供應(yīng)商管理風(fēng)險，對供應(yīng)商資源集中進行集中管控的操作文件。
9) 《供應(yīng)商管理制度》－采購管理總部制訂，包括供應(yīng)商開發(fā)、日常管理、考評考核、淘汰等的供應(yīng)商管理基礎(chǔ)文件。
10) 《采購作業(yè)管理辦法》－采購管理總部制訂，是按ERP流程規(guī)范采購作業(yè)秩序的一操作文件。
11) 《網(wǎng)絡(luò)采購管理辦法》－結(jié)合網(wǎng)絡(luò)采購趨勢，采購管理總部制訂的一份關(guān)于加強和規(guī)范網(wǎng)絡(luò)采購的操作性文件。
12) 《集團固定資產(chǎn)管理制度》－財務(wù)總部制訂，固定資產(chǎn)采購實施的基礎(chǔ)文件依據(jù)。
13) 《房屋租賃管理》《設(shè)備設(shè)施租賃管理》－行政總部制訂，規(guī)范房屋和設(shè)備設(shè)備租賃業(yè)務(wù)的制度。
14) 《檔案管理制度》－行政總部制訂，與采購管理有關(guān)的檔案管理實施細(xì)則制訂的基礎(chǔ)文件依據(jù)。
15) 《委外加工管理辦法》－業(yè)務(wù)單位與職能總部一起制訂，指導(dǎo)規(guī)范委外加工管理的基礎(chǔ)性文件。
16) 各類格式合同－法務(wù)總部核準(zhǔn)，合同簽署文件的操作性文件。詳見《格式合同》、《采購合同管理實施細(xì)則》。
以上16項制度文件范本陸續(xù)整理后發(fā)出，供參考。
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