采購(gòu)是企業(yè)降本增效的重要一環(huán)，但中小企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中很難對(duì)其進(jìn)行高效管理。我接觸了很多中小企業(yè)的老板，他們對(duì)采購(gòu)管理的認(rèn)知依舊在防止采購(gòu)員吃回扣上，包括在制度的制定上側(cè)重于對(duì)采購(gòu)員的限制。當(dāng)然防止采購(gòu)員舞弊是采購(gòu)管理的要點(diǎn)之一，但并不是唯一的，依然有很多其他方面需要管理層來(lái)管控。接下來(lái)我將從制度建設(shè)、組織建設(shè)、流程設(shè)計(jì)、采購(gòu)控制、采購(gòu)支持幾個(gè)方面來(lái)給各位老板做介紹，希望對(duì)各位老板日后開(kāi)展管理工作有所幫助。

采購(gòu)制度建設(shè)

首先公司的采購(gòu)管理必須先從戰(zhàn)略層面出發(fā)，即公司的管理層必須是采購(gòu)管理的第一負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)。管理層應(yīng)當(dāng)擬定適合自己公司的采購(gòu)管理制度，結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)明確公司采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)展的基本原則和基本準(zhǔn)則。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)的基本原則有適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)、適地，采購(gòu)的基本準(zhǔn)則有廉潔從業(yè)、謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)、量入為出、妥善溝通。制度建設(shè)的重中之重就是對(duì)基本原則和基本準(zhǔn)則的落實(shí)。

基本原則：

• 適時(shí)：工業(yè)企業(yè)安排好的生產(chǎn)計(jì)劃必須得到順利實(shí)施，若原材料不能如期到達(dá)，生產(chǎn)線有停工待料的風(fēng)險(xiǎn)；若原材料提前太久購(gòu)入，又會(huì)造成庫(kù)存積壓太多，占用大量企業(yè)資金，造成經(jīng)營(yíng)現(xiàn)金流緊張。采購(gòu)部和供應(yīng)商約定交貨時(shí)間時(shí)，必須要綜合考慮生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃安排，約定適合的時(shí)間交貨。在簽訂合同后也要及時(shí)跟進(jìn)，督促供應(yīng)商按時(shí)交貨。
• 適量：采購(gòu)部要預(yù)估企業(yè)的原材料需求、物料損耗、倉(cāng)儲(chǔ)成本、運(yùn)輸成本來(lái)制定采購(gòu)計(jì)劃，以此決定是采用一次采購(gòu)還是分批采購(gòu)。一次采購(gòu)雖然能獲得價(jià)格折扣，但要考慮到大量物資帶來(lái)的倉(cāng)儲(chǔ)成本上升，也有可能積壓企業(yè)資金；數(shù)量太少又可能影響流水線生產(chǎn)效率，不能滿(mǎn)足生產(chǎn)需求。所以采購(gòu)部要督促供應(yīng)商按約定足量交貨。
• 適質(zhì)：采購(gòu)部要推動(dòng)長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商不斷地去完善其品質(zhì)管理體系，來(lái)提供質(zhì)量更加穩(wěn)定的物料。采購(gòu)部要以適當(dāng)?shù)偷膬r(jià)格取得品質(zhì)優(yōu)良的物資供生產(chǎn)部使用，減少不良品率。當(dāng)然，條件允許的企業(yè)可設(shè)立質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)部采購(gòu)的物資進(jìn)行抽檢，相互制約。
• 適價(jià)：在滿(mǎn)足生產(chǎn)時(shí)效、需求數(shù)量、物料質(zhì)量的前提之下，采購(gòu)部必須考慮最合理的價(jià)格。采購(gòu)活動(dòng)最終產(chǎn)生的成本效益是由價(jià)格來(lái)體現(xiàn)的，采購(gòu)價(jià)格也是財(cái)務(wù)管理的重要組成部分之一。采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)綜合考慮國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)供求關(guān)系、物資的種類(lèi)及可替代性、是否需要長(zhǎng)期供給等多方面因素，通過(guò)多渠道的報(bào)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、定價(jià)來(lái)尋求對(duì)企業(yè)最有利的價(jià)格。條件允許的企業(yè)也可參照政府采購(gòu)制度舉行招投標(biāo)工作，以選擇最優(yōu)價(jià)格。
• 適地：采購(gòu)部在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇近距離的供應(yīng)商進(jìn)行洽談，近距離供貨可以使得買(mǎi)賣(mài)雙方溝通更加便捷，可以及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)狀態(tài)和信譽(yù)情況，有利于更為準(zhǔn)確地評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)。許多企業(yè)在建廠時(shí)就會(huì)選擇產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)，國(guó)內(nèi)有許多地方政府會(huì)設(shè)立產(chǎn)業(yè)園區(qū)，企業(yè)在產(chǎn)業(yè)園區(qū)內(nèi)可以尋找所需的各類(lèi)供應(yīng)商，節(jié)省溝通成本和物流成本，有利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

基本準(zhǔn)則：

• 廉潔從業(yè)：采購(gòu)人員需要遵從職業(yè)道德，不能隨意拿供應(yīng)商回扣。實(shí)務(wù)中有許多采購(gòu)人員經(jīng)不起誘惑，最終造成企業(yè)因使用不合格的原材料造成質(zhì)量事故。這邊要和采購(gòu)人員提個(gè)醒，因采購(gòu)受賄，提供質(zhì)量不符合要求的原材料或物料造成企業(yè)重大損失的是要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任的。所以采購(gòu)人員廉潔從業(yè)即是企業(yè)的管理要求，也是避免職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的重要保證。
• 謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)：在大家的印象里，財(cái)務(wù)人員是企業(yè)里最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T。其實(shí)，采購(gòu)部也需要發(fā)揚(yáng)謹(jǐn)慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木瘛２少?gòu)部在擬定采購(gòu)合同時(shí)，務(wù)必要按照生產(chǎn)部的生產(chǎn)需求，核定原材料或物料的數(shù)量、交貨時(shí)間、型號(hào)要求等，若因?yàn)槭韬龃笠赓?gòu)買(mǎi)了不符合要求的物資，很有可能造成企業(yè)不必要的損失，這是可以避免的，我想并不是每個(gè)家庭都有“一個(gè)小目標(biāo)”的存款吧。
• 量入為出：采購(gòu)部要遵從企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算的要求，制定年度的采購(gòu)計(jì)劃。雖然市場(chǎng)有很多的不可控因素，但是在采買(mǎi)過(guò)程中一定要綜合考慮，不能過(guò)多超出既定采購(gòu)計(jì)劃的總金額，需要量入為出。企業(yè)是以盈利為目的的，采購(gòu)部需要理解財(cái)務(wù)預(yù)算編制的本意，在不影響生產(chǎn)質(zhì)量的前提下為企業(yè)降本增效。
• 妥善溝通：采購(gòu)部的工作需要對(duì)內(nèi)要與生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)溝通，對(duì)外要與各個(gè)供應(yīng)商溝通，采購(gòu)人員在日常工作中要注意溝通技巧，提高溝通效率，優(yōu)先保證生產(chǎn)工作順利開(kāi)展。

企業(yè)在進(jìn)行制度建設(shè)時(shí)就要圍繞基本原則和基本準(zhǔn)則根據(jù)自身的實(shí)際情況制定細(xì)則約束采購(gòu)部及采購(gòu)人員的行為，并給他們的工作提供便于執(zhí)行的準(zhǔn)繩，以此來(lái)降低企業(yè)的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

組織架構(gòu)建設(shè)

有了采購(gòu)制度之后，就要進(jìn)行組織架構(gòu)的建設(shè)。采購(gòu)部的人員配備一般為采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)主管和采購(gòu)員。小微企業(yè)也可不設(shè)采購(gòu)經(jīng)理和采購(gòu)主管，直接由總經(jīng)理管理采購(gòu)人員。大中型企業(yè)可以按照生產(chǎn)要求在采購(gòu)部?jī)?nèi)部分出A原料采購(gòu)組、B原料采購(gòu)組、辦公用品采購(gòu)組、機(jī)物料采購(gòu)組等小組，任命小組長(zhǎng)或采購(gòu)主管進(jìn)行管理，總的由采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行管控?？偠灾?，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照自己生產(chǎn)的實(shí)際情況和要求，組建適合自己的采購(gòu)組織架構(gòu)。

采購(gòu)流程設(shè)計(jì)

企業(yè)制定了采購(gòu)制度、有了組織架構(gòu)之后，自然而然地就需要設(shè)計(jì)采購(gòu)流程。任何企業(yè)光有制度和組織是很難講任務(wù)進(jìn)行分解和管控的，企業(yè)必須有設(shè)計(jì)自己的流程動(dòng)線，以保證業(yè)務(wù)可以有保障的實(shí)施。采購(gòu)流程始于生產(chǎn)預(yù)算，終于績(jī)效考核，如下圖所示：

采購(gòu)流程圖

其中，企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況設(shè)定采購(gòu)主管、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批權(quán)限，也可根據(jù)企業(yè)部門(mén)的實(shí)際設(shè)置情況增加或減少采購(gòu)流程。

采購(gòu)控制

采購(gòu)的控制，主要是對(duì)采購(gòu)預(yù)算的事中控制。主要涉及的部門(mén)有采購(gòu)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部。采購(gòu)部在采買(mǎi)過(guò)程中要遵循年初根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算編制的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，若碰到需要臨時(shí)采買(mǎi)的，要由生產(chǎn)部牽頭走臨時(shí)采買(mǎi)申請(qǐng)，金額巨大的還必須由企業(yè)主要管理者批準(zhǔn)才可以采買(mǎi)。生產(chǎn)部是物資的實(shí)際使用部門(mén)，熟知生產(chǎn)工藝，應(yīng)當(dāng)向采購(gòu)部提供各類(lèi)物資的生產(chǎn)損耗率，協(xié)助采購(gòu)部進(jìn)行數(shù)量測(cè)算，避免溝通不暢造成的物資供應(yīng)不足，影響生產(chǎn)計(jì)劃和交貨時(shí)間。財(cái)務(wù)部需要核對(duì)采購(gòu)部提交的采購(gòu)申請(qǐng)金額是否與采購(gòu)預(yù)算一致，若偏離度超過(guò)了合理范圍，明顯高于或明顯低于歷年的經(jīng)驗(yàn)數(shù)值，則必須詢(xún)問(wèn)金額偏離的原因，也可與采購(gòu)部和生產(chǎn)部的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，若是市場(chǎng)原因的可標(biāo)注清楚報(bào)總經(jīng)理審批；若非市場(chǎng)原因，也應(yīng)督促兩個(gè)部門(mén)查明原因，避免企業(yè)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)支持

采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要一環(huán)，除了對(duì)采購(gòu)的監(jiān)督和控制之外，企業(yè)還需要對(duì)采購(gòu)活動(dòng)提供必要的支持。主要包括采購(gòu)人員差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、必要的中介費(fèi)報(bào)銷(xiāo)和降本獎(jiǎng)勵(lì)。這里的中介費(fèi)指的是質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)費(fèi)用，采購(gòu)人員收到供應(yīng)商提供的樣品后企業(yè)很可能不具備相應(yīng)的檢測(cè)設(shè)備和檢測(cè)條件，必需要借助其他質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)的協(xié)助，這部分費(fèi)用是必須的，是不可避免的，應(yīng)當(dāng)給予支持。質(zhì)量事關(guān)企業(yè)信用馬虎不得，對(duì)于合理費(fèi)用企業(yè)應(yīng)積極提供支持，維護(hù)員工的主觀能動(dòng)性。降本獎(jiǎng)勵(lì)是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的褒獎(jiǎng)，是對(duì)員工工作的認(rèn)可，企業(yè)可以按年度設(shè)立降本增效類(lèi)的獎(jiǎng)金，對(duì)工作高效負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行褒獎(jiǎng)，在企業(yè)建立一個(gè)良好的工作氛圍，激勵(lì)員工再接再厲。

以上是我對(duì)采購(gòu)管理工作的些許認(rèn)識(shí)，希望能給各位老板帶來(lái)啟發(fā)。

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