在采購(gòu)訂單逐漸增多時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的“自動(dòng)化追蹤"？

那些對(duì)采購(gòu)訂單的誤解

對(duì)于采購(gòu)訂單，很多企業(yè)管理者，都只是把它當(dāng)作記錄保存的單據(jù)。

但事實(shí)上，隨著公司發(fā)展不斷壯大，需求逐漸增多，采購(gòu)過(guò)程就變得復(fù)雜、具體、龐大且繁瑣。如果沒(méi)有采購(gòu)訂單編號(hào)，沒(méi)有必要的參考細(xì)節(jié)，那么在與供應(yīng)商溝通出現(xiàn)分歧時(shí)，就很難找到正確的解決方案。

采購(gòu)訂單作為明確記錄采購(gòu)物品交付詳細(xì)信息，并具備法律效力的文件，可以幫助企業(yè)簡(jiǎn)化訂單跟蹤、記錄保存以及財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題，采供雙方都可以通過(guò)查看訂單信息，了解問(wèn)題的來(lái)源。

通常情況下，采購(gòu)訂單信息條目越詳細(xì)，供貨和交期就越不容易出錯(cuò)。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)訂單包括：采購(gòu)訂單編號(hào)、交貨日期、交付地址、交貨方式、驗(yàn)收方式、貨品所需數(shù)量和價(jià)格、履約條款、品質(zhì)保證等信息，企業(yè)采購(gòu)物品不同，對(duì)應(yīng)的訂單模板也會(huì)有所變化。

如何實(shí)現(xiàn)訂單”自動(dòng)化跟蹤“

雖然紙質(zhì)訂單也可以清晰明了，但對(duì)于一線采購(gòu)工作人員來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)訂單的流轉(zhuǎn)和跟蹤，簡(jiǎn)直是一場(chǎng)反復(fù)出現(xiàn)的“噩夢(mèng)”。

當(dāng)企業(yè)發(fā)展越來(lái)越快，所需采購(gòu)的物品種類越來(lái)越多，如果還在使用紙質(zhì)采購(gòu)訂單的模式，堆積的采購(gòu)訂單表格，可能需要數(shù)周甚至數(shù)月的時(shí)間處理。

在不做改變的情況下，不斷增長(zhǎng)的采購(gòu)訂單表單，將會(huì)使采購(gòu)工作人員在不必要的訂單創(chuàng)建、管理和存儲(chǔ)上浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，因此，很多企業(yè)都會(huì)選擇通過(guò)采購(gòu)系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單的線上跟蹤和管理。

與傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)不同，數(shù)智化的采購(gòu)SaaS軟件，可以將【采購(gòu)申請(qǐng)】直接轉(zhuǎn)換為【采購(gòu)訂單】，也可以直接在線創(chuàng)建采購(gòu)訂單，并通過(guò)訂單的線上管理，全流程跟蹤采購(gòu)訂單進(jìn)度，縮短采購(gòu)訂單周期，最大限度地減少人為錯(cuò)誤。

支出寶數(shù)智采購(gòu)支出管理一體化SaaS，基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程線上化、數(shù)字化、透明化。企業(yè)工作人員可以從采購(gòu)流程中的任意節(jié)點(diǎn)、任何設(shè)備（支持PC、H5、小程序、微信公眾號(hào)等多渠道）跟蹤采購(gòu)訂單，不管是采購(gòu)過(guò)程中還是訂單結(jié)束后，您都可以隨時(shí)檢查采購(gòu)訂單，并迅速查找到所需要的信息。

同時(shí)，系統(tǒng)除了可隨時(shí)查閱訂單進(jìn)度以外，在關(guān)鍵進(jìn)度環(huán)節(jié)，還將通過(guò)【系統(tǒng)消息】提示采購(gòu)員及時(shí)查看訂單進(jìn)度，采購(gòu)員打開支出寶系統(tǒng)，即可查看所有訂單的跟進(jìn)進(jìn)度，即使訂單量大，也能夠做到有序?qū)印?/span>

而對(duì)于供應(yīng)商，既可以通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)查看采購(gòu)商同步的訂單信息，也可以在系統(tǒng)中上傳貨運(yùn)物流信息、交貨信息等。即使供應(yīng)商或采購(gòu)方的對(duì)接人離職，雙方企業(yè)也可以通過(guò)系統(tǒng)訂單，找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，迅速建立連接。

此外，訂單結(jié)束后，供應(yīng)商還可通過(guò)系統(tǒng)上傳發(fā)票，發(fā)票將自動(dòng)與相關(guān)訂單關(guān)聯(lián)，便于企業(yè)采購(gòu)人員核對(duì)賬單，早日完成對(duì)賬和付款。

最后，追交，是采購(gòu)工作的基本職責(zé)。數(shù)智化系統(tǒng)雖然可以有效追蹤訂單進(jìn)度，但我們還是建議采購(gòu)員們，養(yǎng)成每天查看訂單的習(xí)慣，及時(shí)追問(wèn)供應(yīng)商訂單狀態(tài)，有了異常及時(shí)和相關(guān)人員溝通，才能把這一項(xiàng)基本任務(wù)完成好。

關(guān)于支出寶

支出寶數(shù)智化采購(gòu)支出管理一體化SaaS系統(tǒng)，便捷靈活的采購(gòu)商城&訂單管理系統(tǒng)，讓采購(gòu)人員告別無(wú)休止的訂單整理、數(shù)據(jù)錄入、供應(yīng)商溝通、報(bào)價(jià)單整理、資質(zhì)整理等繁瑣工作，并將大量的文件管理工作轉(zhuǎn)換為易于追溯的數(shù)字文件，安全地存儲(chǔ)在云上，通過(guò)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)采購(gòu)規(guī)則和尋源事件，讓所有文件標(biāo)簽細(xì)化，易于查找和審閱。

當(dāng)前，支出寶主要瞄準(zhǔn)中大型企業(yè)市場(chǎng)，提供數(shù)智采購(gòu)支出管理一體化平臺(tái)，連通預(yù)算、供應(yīng)商管理、采購(gòu)商城、智能需求、戰(zhàn)略尋源、合同管理、訂單管理、支付管理、對(duì)賬管理、庫(kù)存管理等企業(yè)采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)，并提供簡(jiǎn)單可用，真實(shí)可查的智能BI報(bào)表，幫助企業(yè)更直觀的洞察采購(gòu)業(yè)務(wù)的變化以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的變化，讓采購(gòu)管理從被動(dòng)接受需求轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理、主動(dòng)決策、戰(zhàn)略導(dǎo)向。

未來(lái)，支出寶將持續(xù)關(guān)注企業(yè)數(shù)智采購(gòu)支出管理需求，持續(xù)創(chuàng)新，通過(guò)將強(qiáng)大的技術(shù)和團(tuán)隊(duì)采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐結(jié)合封裝，形成可實(shí)踐、可落地的管理模板和工具，為企業(yè)提供更專業(yè)化的Know-how方案，賦能企業(yè)采購(gòu)管理，幫助企業(yè)在不確定的市場(chǎng)環(huán)境中，快速建立優(yōu)勢(shì)壁壘，持續(xù)前行。

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