XXX高新科技有限公司 | 文件編號(hào) | 版本號(hào) | |||
YXL-GL-017 | 1.0 | ||||
文件類別：規(guī)定 | 頁 碼 | 生效日期 | 密集程度 | ||
文件名稱：銷售及對(duì)賬管理細(xì)則 | 共 8 頁 | 2019年12月1日 | 普通 | ||
編制： 銷售部 | 審核： | 批準(zhǔn)： | |||
受控范圍：各部門、各分公司 | |||||
銷售及對(duì)賬管理細(xì)則
一、總則
第一條 為了加強(qiáng)銷售的跟蹤管理，規(guī)范銷售訂單及生產(chǎn)安排的后續(xù)管理流程，明確各部門的職責(zé)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況特制訂本操作細(xì)則。
第二條 本細(xì)則適用于市場(chǎng)部及所有與市場(chǎng)部發(fā)生往來的業(yè)務(wù)部門（主要為倉庫、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)）。
二、各部門的分工及職責(zé)
第三條 市場(chǎng)部擁有的職責(zé)主要是：
1、每個(gè)月15-25與客戶確定下個(gè)月下達(dá)的訂單；并根據(jù)客戶下單量及倉庫庫存情況制定生產(chǎn)計(jì)劃、分裝計(jì)劃。
2、市場(chǎng)部職責(zé)劃分：1）負(fù)責(zé)客戶訂單處理及對(duì)賬：A人員。2）負(fù)責(zé)生產(chǎn)訂單、分裝訂單的下達(dá)，備貨計(jì)劃及出貨：B人員。3）負(fù)責(zé)原材料、成品的物控及工人工資的核算：C人員。
3、根據(jù)交貨期制定備貨計(jì)劃，及時(shí)在系統(tǒng)中錄入銷售報(bào)價(jià)單、銷售訂單、銷售發(fā)貨清單、永隆化學(xué)銷售點(diǎn)的調(diào)撥單。
4、月初須及時(shí)與永隆外部進(jìn)行數(shù)量核對(duì)，配合統(tǒng)計(jì)內(nèi)部核對(duì)一致。
5、及時(shí)跟蹤銷售訂單的處理情況，及時(shí)核算生產(chǎn)計(jì)件人員工資，及時(shí)下達(dá)商標(biāo)粘貼通知。
6、市場(chǎng)人員應(yīng)格守公司秘密，做好保密工作（客戶資料、單價(jià)、品名等）。
第四條 其他部門擁有的職責(zé)主要是：
1、統(tǒng)計(jì)須及時(shí)與銷售核對(duì)銷售月報(bào)。
2、財(cái)務(wù)根據(jù)銷售對(duì)賬情況與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款；根據(jù)客戶要求及時(shí)、準(zhǔn)確開出發(fā)票。
3、倉庫針對(duì)裝運(yùn)情況及時(shí)與銷售進(jìn)行溝通，及時(shí)檢查備貨計(jì)劃與庫存情況，增減備貨計(jì)劃。
4、生產(chǎn)車間應(yīng)根據(jù)經(jīng)審批的生產(chǎn)通知單，無條件保質(zhì)保量地完成生產(chǎn)任務(wù)并及時(shí)辦理入庫手續(xù)。
三、銷售訂單處理及發(fā)貨
第五條 市場(chǎng)部應(yīng)建立自身的銷售訂單管理流程，自接到客戶訂單后及時(shí)將訂單及時(shí)錄入自身EXCEL控制表格；并根據(jù)客戶要求的交貨時(shí)間及倉庫日?qǐng)?bào)表安排生產(chǎn)，制作生產(chǎn)通知單或分裝換裝通知單（連續(xù)編號(hào)），交廠長(zhǎng)審批后下達(dá)車間或倉庫。
第六條 市場(chǎng)部應(yīng)根據(jù)客戶要求的交貨時(shí)間，貨柜經(jīng)與倉庫主管溝通后提前5天制作備貨計(jì)劃，經(jīng)廠長(zhǎng)審批后下達(dá)倉庫、物流，物流確定車輛后及時(shí)與倉庫及市場(chǎng)部溝通；客戶訂單發(fā)生變化后，應(yīng)及時(shí)通知倉庫增減備貨計(jì)劃，增減內(nèi)容不得超過備貨計(jì)劃的20%。
第七條 由于貨柜空間原因，貨柜存在剩余空間（或裝不下）時(shí)，倉庫主管應(yīng)及時(shí)與市場(chǎng)進(jìn)行溝通，市場(chǎng)部應(yīng)在15分鐘內(nèi)給出處理建議，倉庫根據(jù)市場(chǎng)部建議手工增減相關(guān)備貨計(jì)劃，倉庫將裝車后的備貨計(jì)劃送市場(chǎng)部簽字確認(rèn)，市場(chǎng)部復(fù)印2份（統(tǒng)計(jì)原件、倉庫）交倉管員；同時(shí)，市場(chǎng)部應(yīng)就裝車后的備貨計(jì)劃打印客戶回傳單放置車內(nèi)或柜內(nèi)，以便收貨人及時(shí)回傳。
第八條 市場(chǎng)部應(yīng)根據(jù)最后的備貨計(jì)劃，及時(shí)在ERP系統(tǒng)里錄入銷售訂單、發(fā)貨單，以便倉庫系統(tǒng)出庫處理（由A人員處理）；及時(shí)與客戶確認(rèn)貨物收到情況，并在自身EXCEL表中做好控制記錄。
第九條 銷售退貨時(shí)，由客戶采購傳出異常事故分析報(bào)告《退貨通知單》交廠長(zhǎng)（外部客戶經(jīng)總經(jīng)理審批）審批（復(fù)印1份，市場(chǎng)、倉庫-收貨后交統(tǒng)計(jì)各1份），市場(chǎng)部做出判斷后制作內(nèi)部的退回貨物處理決定書；經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后，市場(chǎng)部及時(shí)在系統(tǒng)里做出銷售退貨單，倉庫以《退貨通知單》及退回貨物處理決定書打印其他入庫單進(jìn)行入庫，以退回貨物處理決定書辦理庫位轉(zhuǎn)移。
第十條 對(duì)于退貨物料，市場(chǎng)部先行填寫付款申請(qǐng)單申請(qǐng)付款-廠長(zhǎng)審核-財(cái)務(wù)復(fù)核-總經(jīng)理確認(rèn)（總經(jīng)理出差短信確認(rèn)）-出納付款，待檢驗(yàn)報(bào)告出來后確定責(zé)任方，市場(chǎng)部須在月底最后一天與客戶核對(duì)運(yùn)費(fèi)承擔(dān)額，并由客戶確認(rèn)回傳；傳回后，市場(chǎng)部將對(duì)賬明細(xì)、實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)單復(fù)印件交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)與客戶進(jìn)行月結(jié)。
第十一條 對(duì)于退貨產(chǎn)品，市場(chǎng)部應(yīng)根據(jù)客戶傳回的《退貨通知單》、退回貨物處理決定書、其他入庫單沖減當(dāng)月發(fā)貨數(shù)量，財(cái)務(wù)根據(jù)上述單據(jù)沖減應(yīng)收賬款；外部客戶退貨需退回現(xiàn)金時(shí)，由市場(chǎng)部收集其他入庫單、退回貨物處理決定書辦理付款審批手續(xù)（市場(chǎng)部填單-廠長(zhǎng)-財(cái)務(wù)-總經(jīng)理）。
四、對(duì)賬處理
第十二條 市場(chǎng)部應(yīng)在每月月底與統(tǒng)計(jì)進(jìn)行內(nèi)部賬務(wù)的核對(duì)，及時(shí)查找差異，對(duì)異常原因及時(shí)報(bào)廠長(zhǎng)；在內(nèi)部核對(duì)基礎(chǔ)上應(yīng)及時(shí)與外部進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)當(dāng)月發(fā)貨與客戶收貨數(shù)量的一致性。
第十三條 市場(chǎng)部及時(shí)跟蹤銷售出庫的客戶收貨情況，到貨后及時(shí)與客戶核對(duì)，客戶應(yīng)在卸完貨時(shí)及時(shí)提出差異，確認(rèn)差異原因及其責(zé)任，并由客戶回傳隨車發(fā)貨明細(xì)，非及時(shí)提出由客戶承擔(dān)差異損失；市場(chǎng)部對(duì)回傳單集中歸檔。
第十四條 市場(chǎng)部與客戶次月15號(hào)核對(duì)完賬務(wù)后應(yīng)要求客戶傳對(duì)賬證明(要求客戶次月10號(hào)前統(tǒng)計(jì)完畢)，詳細(xì)注明收貨明細(xì)，并將對(duì)賬單交財(cái)務(wù)進(jìn)行對(duì)賬、開票及收款；月未對(duì)賬時(shí)存在的差異，先由客戶書面說明，市場(chǎng)部對(duì)其真實(shí)性（與回傳單檔案）進(jìn)行核實(shí)，提出處理建議報(bào)廠長(zhǎng)審核后確認(rèn)處理方案，并將處理建議連同對(duì)賬回傳單上交財(cái)務(wù)。
五、附則
第十五條 對(duì)于由于發(fā)錯(cuò)貨造成退貨、取消訂單等給公司造成的損失，由行政查明原因，責(zé)任人每次按損失金額的30%進(jìn)行賠償且不得低于100元每次；對(duì)賬時(shí)存在差異未及時(shí)匯報(bào)處理的每次罰款50元；非客戶原因，延期交對(duì)賬單給財(cái)務(wù)的，每延后一天罰款20元。
第十六條 若系統(tǒng)原因無法系統(tǒng)操作，可先行手工操作，系統(tǒng)恢復(fù)后上班前4小時(shí)前全部補(bǔ)錄系統(tǒng)，單據(jù)傳遞時(shí)手工單附后。
第十七條 本細(xì)則解釋權(quán)歸屬于永隆化學(xué)財(cái)務(wù)，試用后由總經(jīng)理審批并報(bào)行政部備案。
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