每個(gè)組織都有很多方面，你的組織也不例外。會(huì)計(jì)、銷(xiāo)售、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)、客戶(hù)支持、生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)等。
組織中的許多部門(mén)通常通過(guò)合作來(lái)生產(chǎn)客戶(hù)需要的產(chǎn)品和服務(wù)。不同部門(mén)需要不同的工具和物資來(lái)配合完成他們的工作。
如果你的公司正在采購(gòu)，那么理想狀態(tài)下，有個(gè)系統(tǒng)來(lái)幫你處理日常運(yùn)營(yíng)。要做到這一點(diǎn)，方法有兩個(gè)——集中采購(gòu)和分散采購(gòu)。在本文中，我們將探討集中采購(gòu)和分散采購(gòu)的用例以及它們是如何工作的。
什么是集中采購(gòu)？
集中采購(gòu)是一種模式，在這種模式下，組織的某個(gè)特定部門(mén)負(fù)責(zé)獲取整個(gè)組織需要的物資。這個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)、供應(yīng)商尋源、合同管理、風(fēng)險(xiǎn)分析，以及從供應(yīng)商那里獲得所需物資的每項(xiàng)工作。
從本質(zhì)上講，在集中采購(gòu)中，指定的采購(gòu)部門(mén)充當(dāng)組織內(nèi)部不同部門(mén)和人員與外部供應(yīng)商之間的聯(lián)系橋梁。
采購(gòu)部門(mén)從組織內(nèi)部收集訂單，并決定如何最好地從其建立的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中提供這些訂單。
集中采購(gòu)的關(guān)鍵本質(zhì)是，所有的采購(gòu)任務(wù)都委托給一個(gè)部門(mén)，甚至是代表整個(gè)組織進(jìn)行管理的人員。
什么是分散采購(gòu)？
分散采購(gòu)將采購(gòu)物資的權(quán)力直接放在各部門(mén)的員工手中。員工可以獲得資金或支付卡，他們可以使用這些資金或支付卡訂購(gòu)供應(yīng)品，在批準(zhǔn)前很少或不進(jìn)行審查。
為什么選擇集中采購(gòu)而不是分散采購(gòu)？
這僅僅是因?yàn)榧胁少?gòu)為您提供了更多的可見(jiàn)性和對(duì)公司開(kāi)支的控制。相反，分散采購(gòu)為浪費(fèi)、欺詐和異常支出創(chuàng)造了充足的空間。
以下是分散采購(gòu)相關(guān)的缺點(diǎn)，你應(yīng)該在決定是采用分散采購(gòu)還是集中采購(gòu)時(shí)牢記于心：
○ 異常支出
○ 重復(fù)采購(gòu)和管理費(fèi)用
○ 糟糕的供應(yīng)商關(guān)系
○ 把時(shí)間浪費(fèi)在重復(fù)的花費(fèi)上
雖然分散采購(gòu)為您提供了更簡(jiǎn)單的跨組織采購(gòu)體驗(yàn)，但它為資源的浪費(fèi)和管理不善創(chuàng)造了無(wú)可比擬的機(jī)會(huì)。
集中采購(gòu)的好處
集中采購(gòu)的主要好處是，它將您的采購(gòu)集中到一個(gè)地方，在那里很容易管理費(fèi)用，節(jié)省成本，并限制由于欺詐和異常支出造成的損失。集中采購(gòu)的其他好處包括：
1、減少管理費(fèi)用
采購(gòu)不是一件簡(jiǎn)單的事。
在采購(gòu)供應(yīng)品的同時(shí)，通常還會(huì)出現(xiàn)其他職責(zé)，如確保供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量、最小化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、水電費(fèi)，甚至潛在合同。想象這樣一種情形:您組織中的員工都在做出這些承諾，而您遇到了問(wèn)題。
集中采購(gòu)將幾個(gè)小額采購(gòu)捆綁在一起，將它們組合起來(lái)，以減少整個(gè)組織需要的運(yùn)輸、庫(kù)存管理、風(fēng)險(xiǎn)分析和質(zhì)量監(jiān)控等間接成本。
2、批量折扣節(jié)省成本
在集中采購(gòu)模式下，采購(gòu)部門(mén)匯集相同的訂單，發(fā)送給能夠提供最好折扣的供應(yīng)商。因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)的訂單量大，這會(huì)帶來(lái)更好的折扣。供應(yīng)商提供供應(yīng)商數(shù)量折扣，以鎖定未來(lái)的業(yè)務(wù)，這合情合理。
3、改善供應(yīng)商關(guān)系
分散采購(gòu)賦予員工所需的預(yù)算和主動(dòng)性，以確定他們認(rèn)為有用的東西，并立即采購(gòu)(在一定限度內(nèi))。無(wú)論是軟件訂閱還是實(shí)物供應(yīng)，員工不需要簽署冗長(zhǎng)的合同就能支出。
由于大多數(shù)以這種方式進(jìn)行的采購(gòu)都是一次性的，而且不在任何合同下做出，分散采購(gòu)?fù)羌兇獾慕灰住?br>
員工只是簡(jiǎn)單進(jìn)行采購(gòu)，沒(méi)有與供應(yīng)商建立任何長(zhǎng)期關(guān)系。即使他們?cè)敢膺@樣做，但這是不可能的，因?yàn)槊總€(gè)員工或部門(mén)帶來(lái)的業(yè)務(wù)量不值得供應(yīng)商花費(fèi)時(shí)間和精力。
在整個(gè)組織中，大量資金用于采購(gòu)物資，但不可能將其與有利的供應(yīng)商關(guān)系聯(lián)系起來(lái)，也不可能協(xié)商批量折扣。
這種情況隨著集中采購(gòu)模式的出現(xiàn)而改變，供應(yīng)商關(guān)系是長(zhǎng)期培養(yǎng)的，雙方都能從中受益。
4、采購(gòu)流程的高級(jí)控制
如果組織中的各個(gè)員工都能隨意支出，那么你可以確定一個(gè)結(jié)果。無(wú)數(shù)的失誤將會(huì)出現(xiàn)，因?yàn)橘M(fèi)用可能會(huì)被夸大，采購(gòu)重復(fù)，甚至錯(cuò)誤，不必要的費(fèi)用可能會(huì)產(chǎn)生。
將所有采購(gòu)置于一個(gè)控制源之下，可以簡(jiǎn)化整個(gè)組織的采購(gòu)管理流程。
這樣，你就能更清楚地了解現(xiàn)金是如何流出你的組織的，你就能高水平地管理它，從一個(gè)控制源控制流入你的組織的供應(yīng)品數(shù)量和質(zhì)量。
5、節(jié)約在采購(gòu)上的時(shí)間
在整個(gè)組織中，當(dāng)員工在分散模式中進(jìn)行個(gè)人采購(gòu)時(shí)，這種方式似乎更簡(jiǎn)單、更容易管理。但當(dāng)你考慮在無(wú)數(shù)微交易中損失的時(shí)間，這對(duì)你的組織來(lái)說(shuō)就是凈損失。
集中采購(gòu)將采購(gòu)合并在一起，進(jìn)行大規(guī)模管理，節(jié)省管理采購(gòu)和大量交易的費(fèi)用所需的時(shí)間。
6、消除異常支出
異常支出意味著，員工在與供應(yīng)商簽訂的現(xiàn)有合同之外進(jìn)行采購(gòu)。
這在運(yùn)行分散采購(gòu)模型的組織中非常常見(jiàn)，因?yàn)橥ǔ](méi)有簡(jiǎn)單的方法來(lái)跟蹤或理解組織與供應(yīng)商之間的所有合同。因此，員工從他們能找到的最方便的供應(yīng)商那里采購(gòu)。
合同表現(xiàn)不佳，甚至可能因你的組織沒(méi)有達(dá)到合同中規(guī)定的最低訂單數(shù)字而受到處罰。
集中采購(gòu)消除了員工在規(guī)則或現(xiàn)有合同外采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，因此在發(fā)生之前就能防止異常支出。
現(xiàn)代采購(gòu)管理工具
無(wú)論你選擇集中式還是分散式采購(gòu)模式，現(xiàn)代采購(gòu)管理工具8Manage SRM都可以提供幫助。該系統(tǒng)旨在幫助各種規(guī)模的企業(yè)在一個(gè)一站式平臺(tái)內(nèi)管理采購(gòu)。使用8Manage SRM，你可以：
○在線(xiàn)電子招投標(biāo)
○輕松管理采購(gòu)申請(qǐng)
○所有供應(yīng)商數(shù)據(jù)的360度視圖
○積極確保對(duì)采購(gòu)KPI進(jìn)行監(jiān)控
○允許供應(yīng)商接受多種付款方式
這類(lèi)現(xiàn)代采購(gòu)管理工具對(duì)于有效地采購(gòu)商品和服務(wù)比以往任何時(shí)候都變得至關(guān)重要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，將為你的企業(yè)從流程中消除了成本，增加經(jīng)濟(jì)效益。
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